進入會計師事務所後的必備技能：學習使用影印機！

還記得剛進入會計師事務所學習的前幾件事情之一就是學習使用影印機。雖然影印這工作看起來很雞肋，但是在事務所的工作中算是蠻重要的一環，畢竟我們有諸多的工作都會使用到影印機。

學習使用影印機這件事

那時候到會計師事務所組上報到後，前輩就帶著我到影印機面前，簡單教學了影印機的各種功能，同時也說明底稿、資料的後續整理。我覺得你一定要花最少的時間去將影印機的各種功能都學會並且融會貫通，畢竟每當我們出外勤時，首先都會先問問客戶影印機在哪裡，而並不是每個客戶的影印機都會和事務所相同，也不是每次前輩都有時間能夠額外教你影印機的使用，不過操作都大同小異，能夠越快上手就能減少摸索的時間。

後來我才從我們其他資深前輩那裡知道，原來影印這份工作，算是對一個新人的測試，從影印這件事可以看一個人做事是否有條理、是否可以按照指示工作以及做事情是否認真等。後來想想確實也是這樣，漸漸地自己也成為比較資深的那一位時，也會因為影印這份工作的成果來對一個人做一個基本的判斷呢！

來說一點影印機我們到底要會使用哪些功能吧！

調整深色、淺色

在審計部門，影印機基本上都是黑白列印，那無論在影印或是列印時，都需要注意重要資料的顏色是否足夠深，能夠在印完後可以看得清楚。

頁面放大、縮小

無論是我們從客戶那邊所拿到的資料，或是我們要呈現給經、協理、會計師的資料，有時候會需要從A4頁面放大至A3，而有時候又是從A3縮小至A4，不同的文件有不同的規定呈現給對方，當然這些都會因人而異就是了。

單面、雙面、兩頁縮成一頁

每到事務所忙季，我都會對於世界上的森林感到愧疚。畢竟當在準備財報或者税報時，光是在覆核時，那報告一次又一次的重複單面列印，更不用說自己在寫報告時那報告也是瘋狂印，所以當只有在自己Recheck報告內容時，我都會印雙面或是兩頁縮成一頁省點紙張。

掃描

相比紙本底稿，我對於電子掃描底稿的愛好程度大很多；畢竟，我真的很不喜歡帶著厚重的紙本出外勤，雖然在參照的時候一定是紙本比較方便啦！而據我所知，已經有些事務所為了避免底稿的修改而開始執行前期底稿不能借的政策；上有政策下有對策，我們當然多了一項工作，掃描底稿！

掃描這件事認真說算是蠻無腦的，也因此在忙季時，這會是我蠻喜歡的忙裡抽閒工作。不過，就算我說蠻無腦的，但在掃描完後，需要仔細檢查是否所有的底稿都有掃描到、是否有缺頁或是看不清楚之類的，不然無論是自己與同事之後在參照或是提供給客戶一個範本時，就會相當麻煩。

影印、掃描之後

當文件影印、掃描之後，如何整理底稿也是一件重要的事情。不過由於每個組、每個團隊的整理方式不一樣，這方面也只能聽從前輩的講述來做，無論是打洞的位置、底稿擺放的方式等等。而還有一件很重要的事情就是，客戶的資料無論如何都要原封不動地還回去，來的時候長怎麼樣、歸還回去時也要長得一樣，畢竟客戶就是我們的衣食父母，千萬不要讓客戶森七七。

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